À l’étape du recrutement, l’employeur est autorisé à collecter très peu de données personnelles sur un candidat. Ce n’est que lors de l’embauche du candidat retenu que l’employeur peut collecter les données supplémentaires pour l’accomplissement de ses obligations légales.
Données collectées lors du recrutement
Principe de minimisation. À la suite d’une plainte à l’encontre d’un employeur qui collectait de nombreuses données personnelles de candidats lors d’un recrutement, notamment le lieu de naissance, la nationalité, la situation de famille et les précédentes rémunérations, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a rappelé que dans le cadre d’un recrutement, le principe de minimisation doit conduire l’employeur (ou le recruteur mandaté par l’employeur) à ne collecter que les données présentant un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles (https://www.cnil.fr, actualité du 25-4-2024). En effet, selon l’article L 1221-6 du Code du travail, les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles.
Information pouvant être collectées. Les informations demandées par l’employeur doivent permettre d’identifier le candidat le plus adapté au poste à pourvoir, de vérifier ses compétences (les connaissances, le savoir-faire et le savoir-être) et les qualifications requises pour le poste concerné (par exemple, les diplômes et titres obtenus et les expériences passées). Elles doivent avoir pour seul objectif de pouvoir valider ou non une candidature.
Informations interdites. L’employeur doit veiller au respect de la vie privée du candidat et à ne procéder à aucune forme de discrimination. Il doit donc écarter toute question ne relevant pas du contexte professionnel : par exemple, il est interdit en principe de demander à un candidat son âge, son numéro de sécurité sociale et ses coordonnées bancaires, des informations sur les membres de sa famille et sur son souhait d’avoir des enfants, sur ses mensurations, poids, couleur des cheveux, etc., sauf pour certains types de postes. Il est également interdit de collecter des données sensibles, telles que des informations sur l’origine raciale, l’appartenance syndicale ou la santé du candidat (Cnil, Guide du recrutement, publié le 30-1-2023, fiche n° 5).
Données collectées au stade de l’embauche
Informations supplémentaires. Ce n’est qu’au stade de l’embauche, c’est-à-dire une fois qu’un candidat a été définitivement retenu, que l’employeur peut collecter des données supplémentaires le concernant. En effet, l’établissement et la conclusion du contrat de travail nécessitent que le candidat fournisse à l’employeur certaines données personnelle afin qu’il accomplisse les formalités obligatoires à l’embauche et remplisse ses obligations légales (déclaration préalable à l’embauche, déclaration sociale nominative, etc.). Ainsi, un candidat retenu doit communiquer à son futur employeur son numéro de sécurité sociale, sa domiciliation bancaire et son adresse postale.
Quelles informations complémentaires ? Ainsi, le service ressources humaines ou l’employeur peut demander au candidat retenu les informations complémentaires nécessaires à la gestion du personnel (son état civil complet comprenant la date et le lieu de naissance, l’adresse postal, le numéro de sécurité sociale, ses coordonnées bancaires, son justificatif de domicile, les coordonnées de personnes à prévenir en cas d’urgence), à l’organisation du travail (par exemple, photographie facultative du salarié pour figurer dans un annuaire) et à l’action sociale (par exemple, informations concernant les ayants droit du salarié pour l’organisation du Noël des enfants).
Sources : https://www.cnil.fr, actualité du 25-4-2024 et Guide du recrutement, publié le 30-1-2023, fiche n° 5
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