Les mesures dérogatoires prises en mars dernier en matière de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux ont été prolongées, et adaptées pour certaines, par l’ordonnance 2020-1497 du 2-12-2020 jusqu’au 1-4-2021.
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou son délégataire) peut décider de recourir à la consultation écrite des membres de l’assemblée (hors sociétés cotées), et ce, même si les statuts ou le contrat d’émission requièrent une clause en ce sens ou, au contraire, s’y opposent.
Il en est de même pour le recours au vote par correspondance.
Si les conditions de la consultation écrite ou du vote par correspondance sont déjà déterminées par les dispositions légales ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, ce sont ces dispositions qui s’appliquent. Dans le cas contraire, ce sont les conditions suivantes (fixées par le décret du 18 décembre) qui doivent être appliquées.
Consultation écrite
Chaque membre de l’assemblée doit recevoir par écrit le texte des décisions proposées, un bulletin de réponse et les documents nécessaires à son information, lesquels doivent notamment lui indiquer le délai dont il dispose pour répondre. Ce délai, fixé par l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou son délégataire, ne peut être inférieur à 15 jours à compter de l'envoi des documents
À noter que les autres personnes ayant le droit d'assister à l'assemblée doivent également recevoir en parallèle ces documents (texte des décisions proposées et documents d'information).
Les règles de quorum et de majorité sont celles applicables aux décisions prises en assemblée. Le quorum est calculé en tenant compte du nombre de membres de l'assemblée ayant exprimé un vote ou du nombre de voix dont ils disposent, selon le cas.
L'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou son délégataire doit établir un procès-verbal constatant les décisions prises par voie de consultation écrite et mentionnant : la date de ces décisions ; le texte des décisions proposées ; les documents adressés aux membres de l'assemblée ; la date à laquelle les documents et informations ont été adressés aux membres de l'assemblée et le délai qui leur a été imparti pour répondre ; l'identité des membres de l'assemblée ayant adressé une réponse reçue au plus tard à la date d'échéance de ce délai et le nombre de voix détenues par chacun d'eux ; pour chaque décision proposée, le résultat de la consultation écrite.
Vote par correspondance
Chaque membre de l’assemblée doit recevoir par écrit le texte des décisions proposées, un bulletin de vote et les documents nécessaires à son information, au plus tard en même temps que la convocation de l’assemblée.
Pour le calcul du quorum, il n’est tenu compte que des bulletins qui ont été reçus au plus tard le 3e jour ouvré avant la réunion de l’assemblée. Les documents adressés aux membres doivent leur préciser ce délai.
Réponse par message électronique
Dans le cadre du vote par correspondance ou de la consultation écrite, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou son délégataire) peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leur instruction de vote ou leur réponse, par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans les documents qui leur ont été adressés.
Entré en vigueur
Ces mesures, entrées en vigueur le 19-12-2020, s’appliquent jusqu’au 1-4-2021 (mais elles pourront, comme pour les dispositions de l’ordonnance, être prorogées jusqu’au 31-7-2021 au plus tard).
Source : Décret 2020-1614 du 18-12-2020, JO du 19 portant modification et prorogation du décret 2020-418 du 10-4-2020 et du décret 2020 629 du 25-5-2020.
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