Déjà prorogées jusqu’au 30-11-2020, les mesures dérogatoires prises en mars dernier en matière de réunion et de délibération des assemblées et des organes dirigeants de sociétés le sont de nouveau depuis le 3-12-2020, et ce, jusqu’au 1-4-2021(1), avec quelques modifications
Convocation par voie postale
Pour les sociétés tenues de procéder à la convocation de leur assemblée par voie postale, aucune nullité de l’assemblée n’est encourue si elles n’ont pu le faire en raison de circonstances qui leur sont extérieures. Cette mesure bénéficie désormais à toutes les sociétés et entités concernées par l’ordonnance (associations, fondations, GIE, coopératives, etc.), et non plus uniquement aux seules sociétés cotées.
Assemblée à huis clos
Les sociétés et autres entités peuvent continuer à tenir leurs assemblées à huis clos (sans que leurs membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister – commissaires aux comptes, représentants du personnel – n’y participent, que ce soit physiquement ou par voie de conférence audiovisuelle ou téléphonique), mais uniquement si, à la date de la convocation de l’assemblée ou à celle de sa réunion, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fait obstacle à la présence physique à l’assemblée de leurs membres.
À noter que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut désormais déléguer à toute personne (et non plus seulement au représentant légal de la société) la décision de recourir au huis clos.
Consultation écrite
La possibilité de recourir à la consultation écrite des membres des assemblées pour toute décision (quel que soit son objet) sur laquelle ils sont amenés à statuer est désormais ouverte à l’ensemble des groupements (sauf sociétés cotées), même pour ceux pour lesquels ce mode de prise de décision n’est pas prévu par la loi. Aucune clause des statuts ou du contrat d’émission en ce sens n’est nécessaire ni ne peut s’y opposer. En mars dernier, cette mesure ne visait que les structures pouvant recourir à la consultation écrite en vertu de la loi.
Vote par correspondance
Toutes les structures peuvent désormais recourir au vote par correspondance, y compris celles pour lesquelles ce mode de vote n’est pas prévu par la loi, et ce, quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer (y compris celle relative aux comptes). Pour les sociétés autorisées par la loi à utiliser le vote par correspondance, il n’est pas nécessaire que les statuts ou le contrat d’émission le prévoient et aucune de leurs clauses ne peut par ailleurs y faire obstacle.
La décision de permettre le vote par correspondance incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire, sauf si le vote par correspondance est de droit pour les membres de l’assemblée en vertu d’une disposition législative, réglementaire, statutaire ou du contrat d’émission.
À noter : La consultation écrite et le vote par correspondance des membres se font selon les modalités prévues par les dispositions législatives ou réglementaires applicables à l’entité concernée, les statuts ou le contrat d’émission. Pour les structures pour lesquelles ce mode de participation n’est pas prévu, un décret doit fixer les conditions dans lesquelles il s’exercera.
Modification des modalités de l’assemblée après convocation
En cas de recours à une assemblée à huis clos ou à un mode alternatif de participation (vote par correspondance, consultation écrite), alors que les formalités de convocation ont d’ores et déjà été accomplies en tout ou partie, les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister doivent en être informés 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, par tous moyens permettant d’assurer leur information effective.
Il en est de même si une assemblée générale prévue à huis clos se tient en définitive en présentiel.
La modification du lieu de l’assemblée ou du mode de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.
Source : Ord. 2020-321 du 25-3-2020, JO du 26 ; Ord. 2020-1497 du 2-12- 2020, JO du 3
(1) Ces dispositions pourront toutefois être à nouveau prorogées, en tout ou partie, au-delà de cette date, sans pouvoir excéder le 31-7-2021.
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