Les réunions du CSE peuvent à nouveau se tenir à distance durant toute la période de l’état d’urgence sanitaire. Un décret a précisé les modalités des réunions par conférence téléphonique et par messagerie instantanée.
L’ordonnance 2020-1441du 25-11-2020 (JO du 26-11-2020) permet à nouveau le recours à la visioconférence, à la conférence téléphonique et à la messagerie instantanée pour toutes les réunions du comité social et économique (CSE) et du CSE central, convoquées jusqu’au 16-2-2021, date de la fin de la nouvelle période de l’état d’urgence sanitaire.
Recours à la visioconférence. En principe, le recours à la visioconférence pour réunir le CSE et du CSE central est autorisé par accord entre l'employeur et les membres du CSE. En l'absence d'accord, ce recours à la visioconférence est limité à 3 réunions par année civile (C. trav. art. L 2315-4 et L 2316-6).
Par dérogation, la visioconférence peut être réutilisée sans limite pour l'ensemble des réunions du CSE et du CSE central (et des autres instances représentatives du personnel - IRP -, notamment les commissions du CSE, CSE d’établissement,…) dont la convocation est envoyée depuis le 27-11-2020 jusqu’au 16-2-2021, après que l'employeur en a informé ses membres.
La limite de 3 réunions par année civile ne s'applique qu'aux réunions organisées en dehors de la période de l'état d'urgence sanitaire.
Rappel. Lorsque le CSE est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l'identification des membres du CSE et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Le dispositif de visioconférence doit permettre la tenue de suspensions de séance (C. trav. art. D 2315-1, al. 1 et 2) .
Recours à la conférence téléphonique. Le recours à la conférence téléphonique est autorisé pour toutes les réunions du CSE et des autres IRP dont la convocation envoyées depuis le 5-12-2020 jusqu’au 16-2-2021, après que l'employeur en a informé leurs membres.
Conditions. Lorsque la réunion du CSE ou de l’IRP est tenue en conférence téléphonique, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. La tenue de suspensions de séance doit être possible.
Lorsque le vote a lieu à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (C. trav. art. D 2315-1, al. 3) .
Information des membres de l’IRP . Le président du CSE ou de l’IRP doit informer ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l'instance.
Déroulement de la réunion. La réunion se déroule selon les étapes suivantes :
- les délibérations ne peuvent avoir lieu que si tous les membres de l’instance ont accès à des moyens techniques garantissant leur identification et la retransmission continue et simultanée du son des délibérations et la tenue de suspension de séance ;
- le vote doit avoir lieu de manière simultanée, donc les participants doivent disposer d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance (C. trav. art. D 2315-2) .
Recours aux messageries instantanées sous condition. Le recours à la messagerie instantanée (par exemple, messenger, whatsApp,..) est également autorisé pour l'ensemble des réunions du CSE et autres IRP dont la convocation est envoyée depuis le 5-12-2020 jusqu’au 16-2-2021 , après information de leurs membres, mais seulement s’il est impossible de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou lorsqu'un accord d'entreprise le prévoit.
Conditions. Lorsque la réunion du CSE ou de l’IRP est tenue par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. La tenue de suspensions de séance doit être possible.
Lorsque le vote a lieu à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (C. trav. art. D. 2315-1, al. 3) .
Information des membres de l’IRP . Le président du CSE ou de l’IRP doit informer ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée en précisant la date et l'heure de son début ainsi que la date et l'heure de clôture de la délibération. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l'instance.
Déroulement de la réunion. La réunion se déroule selon les étapes suivantes :
- les délibérations ne peuvent avoir lieu que si tous les membres de l’instance ont accès à des moyens techniques garantissant leur identification, leur participation effective via la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations et la tenue de suspension de séance ainsi que l’identité de l’électeur, la sécurité et la confidentialité de son vote en cas de vote à bulletin secret ;
- les débats doivent être clos par un message du président de l'instance, qui ne peut intervenir avant l'heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
- le vote doit avoir lieu de manière simultanée, donc les participants doivent disposer d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l'instance ;
- à la fin du délai fixé pour l'expression des votes, le président de l'instance doit adresser les résultats des votes à l'ensemble de ses membres.
Possibilité d’opposition à ces modes de réunion. Les membres élus du CSE et des IRP peuvent, à la majorité de ceux appelés à y siéger, s'opposer, au plus tard 24 heures avant le début de la réunion, au recours à la conférence téléphonique ou à la messagerie instantanée pour les informations et consultations menées dans le cadre :
- d’une procédure de licenciement collectif ;
- de la mise en œuvre des accords de performance collective ;
- de la mise en œuvre des accords portant rupture conventionnelle collective
- et de la mise en œuvre du dispositif spécifique d'activité partielle longue durée (APLD).
Les membres élus du CSE et des autres IRP peuvent s'opposer au recours à la visioconférence, dans les mêmes conditions et dans le cadre des informations et consultations ayant le même objet, si 3 réunions se sont déjà déroulées dans l’année civile par visioconférence.
Sources: décret 2020-1513 du 3-12-2020, JO du 4-12 et ordonnance 2020-1441 du 25-11-2020 , JO du 26-11
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