La campagne Decloyer 2019 est lancée

Les entreprises locataires de locaux commerciaux ou professionnels doivent souscrire, dans le même délai que leur déclaration de résultat, la déclaration spécifique Decloyer portant sur le montant des loyers correspondants.

1. Les entreprises sont tenues de déclarer chaque année le montant des loyers qu’elles versent pour les locaux dont elles sont locataires au 1^er janvier de l’année de la déclaration (CGI art. 1498 bis). Cette déclaration permet à l’administration de recueillir les données statistiques nécessaires à la mise à jour annuelle des valeurs locatives révisées des locaux professionnels, qui s’appliquent depuis 2017.

 A noter : En 2018, la mise à jour de la grille tarifaire a été effectuée au moyen d’un coefficient forfaitaire. L’année 2019 est la première année d’application effective de la procédure de mise à jour des tarifs à partir des loyers déclarés l’année précédente.

2. Pour la déclaration 2019, l’administration vient de mettre à jour sa brochure d’information en ligne (www.impots.gouv.fr/ Professionnel/Déclaration des loyers des locaux professionnels), sans changement notable. La « foire aux questions » correspondante n’est quant à elle pas modifiée.

Nous rappelons ci-après les grandes lignes de la procédure de déclaration.

3. La déclaration s’effectue en deux étapes . Les entreprises doivent d’abord demander à l’administration les éléments nécessaires à l’identification des locaux qu’elles occupent via la filière EDI-Requête . Elles procèdent ensuite à la déclaration proprement dite, à l’aide du formulaire Decloyer via la filière EDI-TDFC , filière de transmission EDI des déclarations de résultat et des liasses fiscales.

 A noter : En pratique, ces opérations sont prises en charge, dans la grande majorité des cas, par le prestataire comptable de l’entreprise via le partenaire EDI habilité par l’administration.

Tous les locataires de locaux commerciaux ou professionnels sont concernés

4. Sont concernées par l’obligation déclarative Decloyer en 2019 toutes les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés ou l’impôt sur le revenu (BIC/BNC) selon un régime réel d’imposition, locataires de leurs locaux commerciaux ou professionnels au 1^er janvier 2019 et pour lesquels elles sont passibles de la CFE à la même date.

L’administration souligne que la déclaration doit être souscrite même en l’absence d’évolution du loyer d’une année sur l’autre.

Seules les entreprises utilisant la filière EDI-TDFC sont concernées. Celles qui effectuent leur déclaration de résultat via leur espace professionnel du site impots.gouv.fr (système EFI) ne sont pas visées.

De même, ne sont pas tenues à l’obligation déclarative les entreprises qui occupent uniquement des locaux industriels évalués selon la méthode comptable ou à partir de barèmes.

Sont enfin dispensées de déclaration les entreprises qui ont formulé leur requête auprès d’EDI-Requête mais pour lesquelles EDI-Requête n’a restitué aucun local.

 A noter : Bien que le texte de l’article 1498 bis du CGI ne vise que les locataires, l’administration considère que la déclaration s’impose également aux propriétaires exploitants , ceux-ci devant seulement laisser vide la zone relative au montant du loyer. Les propriétaires qui s’abstiendraient de toute déclaration n’encourent à notre avis aucune sanction.

La déclaration Decloyer est soumise au même délai que la déclaration de résultat

5. La déclaration Decloyer est une déclaration annexe à la déclaration de résultat et est soumise à la même date limite de dépôt. Elle bénéficie du délai supplémentaire de 15 jours accordé à toutes les entreprises qui utilisent une procédure de télédéclaration.

Les entreprises qui relèvent de l’impôt sur le revenu pour l’imposition de leurs bénéfices (BIC/BNC) et les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés qui ont clôturé leur exercice le 31 décembre 2018 doivent donc souscrire la déclaration Decloyer au plus tard le 18 mai 2019 . Les autres entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés doivent souscrire cette déclaration dans le délai de 3 mois, auquel s’ajoutent 15 jours calendaires, suivant la clôture de l’exercice.

Cependant, la déclaration Decloyer est techniquement indépendante de la déclaration de résultat et n’est donc pas nécessairement souscrite en même temps que celle-ci.

La phase préalable EDI-Requête peut être enclenchée

6. Avant de procéder à la déclaration Decloyer, l’entreprise doit envoyer à la DGFiP une demande d’information via EDI-Requête, à l’aide du logiciel qu’elle utilise pour sa déclaration de résultat.

EDI-Requête transmet en réponse la référence d’obligation fiscale du déclarant (son identifiant) et la liste des locaux connus de la DGFiP comme étant occupés par l’entreprise. Pour chaque local, sont communiqués des identifiants et un descriptif (adresse, nom du propriétaire, etc.), ainsi que deux informations supplémentaires permettant à l’entreprise de l’identifier parmi les locaux qu’elle occupe :

 - la catégorie du local, tenant compte de l’activité principale qui y est exercée, déterminée par le propriétaire parmi les 39 catégories définies dans le cadre de la révision, dont celle dite des locaux exceptionnels ;

 - la consistance du local : cinq types de surfaces sont possibles, liés à l’utilisation et aux caractéristiques physiques des différentes parties du local (partie principale correspondant à la surface essentielle à l’exercice de l’activité, parties secondaires couvertes ou non couvertes, espaces de stationnement couverts ou non).

Les éléments à déclarer

7. Les entreprises doivent fournir des informations relatives à l’occupation et au montant du loyer pour chaque local loué.

Pour la situation d’occupation du local au 1^er janvier 2019, l’entreprise doit indiquer si elle est propriétaire occupant, occupant à titre gratuit ou locataire, si le local est connu de l’entreprise mais qu’elle ne l’occupe pas au titre de l’année de déclaration ou encore s’il s’agit de locaux dont le loyer ne reflète pas l’état du marché ou de locaux exploités sous un bail unique ayant des surfaces et des utilisations différentes.

Le cas échéant, elle peut également préciser qu’elle ne connaît pas le local.

8. Concernant le montant du loyer , l’entreprise doit déclarer, pour chaque local loué au 1^er janvier 2019 et restitué par EDI-Requête, le loyer annuel, à savoir le loyer de l’année en cours. Ce loyer doit être indiqué hors taxe et hors charges (CGI ann. IV art. 121 quinquies-0 DC).

Si, au moment de la déclaration, le montant du loyer de l’année n’est pas encore connu, il convient de déclarer un loyer reconstitué (ex. : mois de janvier × 12).

Si l’exploitant quitte le local en cours d’année, en cas de cessation ou de transfert d’activité en cours d’année, il doit préciser dans le formulaire Decloyer la date effective de fin d’occupation du local et renseigner le montant du loyer payé pour la période du 1^er janvier 2019 à la date de fin d’occupation du local.

En cas de bail mixte , à usage d’habitation et professionnel, EDI-Requête transmet les seules références du local correspondant à la partie professionnelle. Doit être déclaré le loyer dû pour cette partie professionnelle uniquement, au prorata des surfaces

9. En cas d’occupation partielle du local, c’est-à-dire dans les cas où, au sein d’un même local appartenant à un même propriétaire, plusieurs exploitants exercent leur activité professionnelle, un local par exploitant est restitué par EDI-Requête. Les surfaces correspondent aux surfaces totales du local possédé par le propriétaire et non à la surface louée par le ou les exploitants occupant le local. L’exploitant doit déclarer le loyer qu’il paye sans considération de la surface qu’il occupe.

10. Dans l’hypothèse d’un bail unique pour plusieurs locaux , trois situations peuvent se rencontrer :

 - lorsque les locaux ont la même utilisation  et la même surface , le loyer annuel doit être réparti en fonction du nombre de locaux ;

 - si les locaux ont la même utilisation mais sont de surfaces différentes , le loyer doit être réparti au prorata des surfaces de ces locaux ;

 - si les locaux ont des utilisations et surfaces différentes , le locataire exploitant doit, s’il ne peut pas ventiler le loyer selon les détails éventuels de son bail, soit répartir le loyer global au prorata des surfaces, soit, si cette répartition apparaît inopportune, mentionner pour chaque local le motif « Locaux exploités sous un bail unique ayant des surfaces et des utilisations différentes » et laisser vide la zone relative au montant du loyer.

 A noter : L’administration prévient dans sa brochure qu’elle porte une attention particulière à ces situations et à la qualité des données déclarées.

Des sanctions peuvent être appliquées

11. La production tardive ou le défaut de production de la déclaration des loyers sont sanctionnés par l’article 1729 B du CGI. L’administration indique à ce propos qu’elle est particulièrement vigilante sur le respect des obligations déclaratives.

En application de l’article 1729 B, le défaut de production dans les délais prescrits d’un document qui doit être remis à l’administration fiscale (autre que ceux comportant l’indication d’éléments à retenir pour l’assiette ou la liquidation de l’impôt) entraîne l’application d’une amende de 150 €. Toutefois, l’amende n’est pas applicable en cas de première infraction au cours de l’année civile en cours et des 3 années précédentes, lorsque l’intéressé a réparé l’infraction soit spontanément, soit dans les 30 jours suivant une demande de l’administration.

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