Justifier des frais d’entretien de tenue de travail et de ceux occasionnés par le télétravail des salariés devient plus simple pour l’employeur
Frais d’entretien des tenues de travail
Prime de salissure
L’employeur peut donc rembourser au salarié des dépenses d’entretien de vêtements professionnels (p.ex. uniforme, blouse, bleu de travail, etc.), lorsqu’il effectue des travaux salissants, sur la base des frais réellement engagés ou sur la base d’une allocation forfaitaire, appelée « prime de salissure ».
Cette prime de salissure est considérée comme des frais d’entreprise non soumis à cotisations sociales si :
- le vêtement reste bien la propriété de l’employeur ;
- le port de ce vêtement est obligatoire ;
- et les dépenses d’entretien sont justifiées selon les dispositions conventionnelles ou à la réglementation interne à l’entreprise (circ. DSS/SDFSS/5 B n° 2005-389 du 19-8-2005).
L’employeur doit produire des justificatifs prouvant la réalité des frais engagés par le salarié.
Justification simplifiée pour l’employeur : tolérance de l’Urssaf
Désormais, pour simplifier la tâche des employeurs, l’Urssaf admet que vous n’avez pas à fournir systématiquement les justificatifs concernant la prime de salissure : cette prime est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite du montant prévu par votre convention collective applicable.
Allocation forfaitaire au titre du remboursement des frais occasionnés par la situation de télétravail
De même, les frais engagés par le salarié en situation de télétravail (définie par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif) sont considérés comme des frais professionnels que l’employeur peut lui rembourser sur la base des frais réellement engagés ou sur la base d’une allocation forfaitaire, sous réserve de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.
Rappel. Les frais de télétravail concernés sont les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel (p.ex. loyer, assurance, électricité, etc.), les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique (p.ex. installation de prises téléphoniques et électriques, etc.) et les frais de matériel informatique (p.ex. achat d’un ordinateur, d’une imprimante et des consommables), de connexion (p.ex. frais d’abonnements téléphonique et internet) et de fournitures diverses (arrêté du 25-7-2005 art. 3, JO du 6-8).
Justification simplifiée pour l’employeur : autre tolérance de l’Urssaf
Si l’employeur rembourse une allocation forfaitaire au salarié en situation de télétravail, l’Urssaf admet également que l’employeur n’a pas à fournir automatiquement les justificatifs des frais engagés par le salarié : cette allocation forfaitaire est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations sociales dans la limite globale de 10 € par mois pour un salarié télétravaillant une journée par semaine.
Cette allocation forfaitaire étant variable en fonction du nombre de jours télétravaillés, elle est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 20 € par mois si le salarié télétravaille deux jours par semaine, de 30 € par mois pour trois jours de télétravail par semaine, etc.
Attention ! En cas de remboursement dépassant ces limites admises par l’Urssaf, la fourniture de justificatifs reste nécessaire pour prétendre à l’exonération de cotisations et contributions sociales.
Même si l’Urssaf admet, sur son site Internet, une justification plus simple pour les remboursements des frais liés au télétravail ou des frais d’entretien des tenues de travail effectués au titre des frais professionnels des salariés, mieux vaut conserver les justificatifs de ces frais en cas de contrôle.
Source : www.urssaf.fr – actualité du 18-12-2019
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