Nouvelle plate-forme de téléprocédure de dépôt des accords collectifs pour protéger les données personnelles
Les accords collectifs conclus dans une entreprise, un établissement ou un groupe et les accords interentreprises (y compris les avenants et accords-cadres) doivent être déposée au Conseil de prud’hommes et auprès de la Direccte. Ces accords collectifs signés depuis le 1er septembre 2017 doivent être publics. À cet effet, ils sont librement consultables sur le site www.legifrance.gouv.fr
Pour remplir cette obligation de publicité, les modalités de dépôt des accords collectifs ont évolué.
Depuis le 28 mars 2018, le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr permet d’effectuer le dépôt de ces accords collectifs qui doivent être rendus publics de façon dématérialisée.
En revanche, les accords d’intéressement, de participation, les plans d’épargne d’entreprise, les plans d’épargne interentreprises, les plans d’épargne pour la retraite collectifs ainsi que les accords relatifs au plan de sauvegarde de l’emploi (c. trav. art. L. 1233-24-1) et les accords de performance collective (c. trav. art. L. 2254-2) ne sont pas concernés par la publicité sur le site www.legifrance.gouv.fr mais doivent être déposés en ligne sur la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Les pièces à fournir dans le cadre du dépôt en ligne sont les suivantes :
- la version intégrale du texte en PDF de préférence (version signée des parties) ;
- l’ensemble des autres pièces constitutives du dossier de dépôt ; pour les textes soumis à la publicité, la version publiable du texte (dite anonymisée) obligatoirement en .docx dans laquelle est supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques, et le cas échéant, sans mention de données occultées ;
- l’acte signé motivant cette occultation.
Le dépôt réalisé, l’administration délivrera un récépissé de dépôt après instruction. La version de l’accord qui sera rendue publique est alors automatiquement transmise à la Direction de l’information légale et administrative (DILA) en vue de sa diffusion sur www.legifrance.gouv.fr .
Pour garantir le respect de l’exigence de protection des données personnelles et d’assurer la protection des données sensibles des entreprises, il a été mis en place deux dispositifs, l’un obligatoire, l’anonymisation, et l’autre facultatif, l’occultation.
Les actions d’anonymisation et d’occultation, le cas échéant, sont à la charge du déposant. Il convient donc d’être vigilant lors de l’exécution de ces actions sur la version publiable (en .docx) et de veiller à supprimer de façon définitive les noms et prénoms faisant l’objet d’une anonymisation ainsi que les dispositions faisant l’objet d’une occultation. En cas de non-exécution ou mauvaise exécution de ces actions, les déposants s’exposent à une publication intégrale des accords sur le site de Légifrance.
Sources : www.travail-emploi.gouv.fr , actualité du 3 avril 2018 ; www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
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