À partir du 1er janvier 2019, les professionnels et les entreprises pourront envoyer une lettre recommandée électronique qui sera équivalente à l'envoi d'une lettre recommandée
L'article 93 de la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique a créé l’envoi par lettre recommandée électronique qui est équivalente à l'envoi par lettre recommandée s’il satisfait à certaines exigences sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014).
Un décret du 9 mai 2018 publié officiellement le 12 mai 2018 fixe les modalités d’application de la lettre recommandée électronique qui sera applicable le 1er janvier 2019.
Identification de l’expéditeur et du destinataire. La lettre recommandée électronique doit satisfaire aux exigences européennes d’identification de l’expéditeur et du destinataire, c’est la vérification initiale de leur identité (règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014, art. 24,1 a, b, c et d et art. 8, 3).
Par la suite, le prestataire de la lettre recommandée électronique peut attribuer aux destinataires un moyen d'identification électronique qu'ils utiliseront pour attester de leur identité à chaque envoi ou réception.
Preuve du dépôt. Le prestataire d’une lettre recommandée électronique doit délivrer à l'expéditeur une preuve du dépôt électronique de l'envoi et doit conserver cette preuve de dépôt pendant au moins un an.
Cette preuve de dépôt doit comporter les informations suivantes :
- le nom et le prénom ou la raison sociale de l'expéditeur, ainsi que son adresse électronique ;
- le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique ;
- un numéro d'identification unique de l'envoi attribué par le prestataire ;
- la date et l'heure du dépôt électronique de l'envoi indiquées par un horodatage électronique ;
- la signature électronique avancée ou le cachet électronique utilisé par le prestataire de services qualifié lors de l'envoi.
Information du destinataire. Le prestataire de lettre recommandée électronique doit informer le destinataire, par voie électronique, qu'une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, d'accepter ou non sa réception. Mais le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la lettre recommandée électronique.
Bon à savoir. Lorsque le destinataire n'est pas un professionnel, il doit avoir exprimé à l'expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques.
Acceptation par le destinataire. En cas d'acceptation par le destinataire de la lettre recommandée électronique, le prestataire doit procéder à sa transmission et il doit conserver une preuve de la réception par le destinataire des données transmises et du moment de la réception pendant au moins un an.
En plus des informations à conserver dans la preuve du dépôt, cette preuve de réception doit comporter la date et l'heure de réception de l'envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié.
Refus ou non-réclamation par le destinataire. En cas de refus ou de non-réclamation par le destinataire, le prestataire doit mettre à disposition de l'expéditeur, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai de 15 jours, une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation. Cette preuve doit préciser la date et l'heure du refus indiquées par un horodatage électronique qualifié, et doit faire mention des informations contenues dans la preuve du dépôt.
Le prestataire doit conserver la preuve de refus ou de non-réclamation du destinataire pendant au moins un an.
L'expéditeur a accès à toutes ces informations pendant un an.
En cas de retard dans la réception ou en cas de perte des données, la responsabilité du prestataire sera engagée.
Source : Décret n° 2018-347 du 9 mai 2018, JO du 12 ; code des postes et des communications électroniques, art. R. 53 à R. 53-4.
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